La gestione integrata dell’evento:
Organizzare un evento oggi significa saper coniugare efficacemente dimensione fisica e digitale, offrendo ai partecipanti un’esperienza fluida, personalizzata e interattiva, indipendentemente dalla modalità di fruizione. Per rispondere a questa esigenza, la nostra piattaforma mette a disposizione un ambiente digitale completo, modulare e adattabile, in grado di accompagnare l’intero ciclo organizzativo: dalla pianificazione alla gestione in tempo reale, fino al follow-up post-evento.
Già a partire dalle fasi preliminari, consente di curare l’invio di inviti digitali e “save the date” personalizzati, oltre alla registrazione degli ospiti con raccolta di tutte le informazioni utili all’organizzazione, come dati anagrafici, intolleranze alimentari, preferenze logistiche o altre esigenze specifiche. A ogni partecipante viene assegnato un QR Code univoco, utilizzabile per l’accredito rapido in sede e la stampa automatica del badge.
ENGIN3 - La piattaforma avanzata per la segreteria organizzativa
La piattaforma permette di strutturare l’agenda dell’evento in più sessioni o attività, prenotabili direttamente dai partecipanti. In caso di esaurimento dei posti, viene attivata una lista d’attesa aggiornata in tempo reale. Prima e durante l’evento, è possibile anche accedere a tutte le informazioni relative alla location, ai parcheggi e ai mezzi di trasporto disponibili per raggiungerla. Qualora sia prevista anche la gestione di viaggi e pernottamenti, è disponibile un modulo travel & accommodation che consente alla segreteria organizzativa di centralizzare e comunicare dettagli relativi a voli, transfer e hotel, rendendoli accessibili direttamente nell’area riservata del partecipante.
Attraverso il modulo “comunicazioni”, lo staff della segreteria organizzativa può inoltre inviare email personalizzate a tutti i partecipanti o a specifici gruppi, richiamando automaticamente le informazioni anagrafiche e logistiche di ciascun destinatario. L’invio può avvenire in completa autonomia e in modalità massiva, mantenendo un alto livello di personalizzazione. Per una comunicazione ancora più tempestiva, ideale soprattutto durante i giorni dell’evento, la piattaforma consente anche l’invio di SMS individuali, per cluster o collettivi, sempre gestibili direttamente dal gestionale.
Dopo l’evento, una galleria fotografica e una bacheca digitale permettono agli utenti di condividere immagini e ricordi, favorendo il proseguimento dell’esperienza anche a evento concluso.
Streaming e interazione live
Le funzionalità legate allo streaming rappresentano uno dei punti di forza della piattaforma. Le sessioni possono essere trasmesse in live streaming con standard professionali, offrendo un’esperienza di visione fluida, stabile e accessibile da qualsiasi dispositivo. Tutti i contenuti sono registrati e messi a disposizione in modalità on demand, permettendo agli utenti di recuperarli in autonomia secondo le proprie esigenze.
L’interattività è garantita da una serie di strumenti che arricchiscono la fruizione dei contenuti: i partecipanti possono contribuire attivamente tramite live polling, quiz in tempo reale e reazioni con emoticon, aumentando il coinvolgimento e la partecipazione attiva. La comunicazione tra gli utenti è facilitata da una chat di gruppo, aperta a tutti i partecipanti, e da chat private per interazioni riservate e dirette. Gli ospiti presenti fisicamente possono inoltre visualizzare il posto a sedere assegnato, semplificando la gestione logistica.
Per ogni sessione live, sono previsti i seguenti elementi operativi a garanzia della qualità e della buona riuscita dell’evento:
- Regia digitale dedicata, per la gestione professionale del flusso video e audio;
- Configurazione dell’ambiente virtuale, personalizzata in base alle esigenze specifiche dell’evento;
- Materiali didattici a supporto dei relatori, finalizzati a una corretta e autonoma fruizione della piattaforma;
- Prove tecniche di collegamento, per verificare la qualità e la stabilità delle connessioni dei relatori;
- Supporto individuale ai relatori, con sessioni di prova finalizzate al miglioramento dell’efficacia comunicativa;
- Assistenza tecnica in tempo reale durante l’evento, per la gestione tempestiva di eventuali criticità;
- Raccolta di misurazioni di performance, per analizzare il coinvolgimento e la qualità della partecipazione;
- Registrazione integrale dell’evento, per la successiva fruizione on demand e per uso documentale;
- Riunione di debriefing conclusiva, per l’analisi dei risultati e l’ottimizzazione di eventuali futuri appuntamenti.
CONCLUSIONI
I grandi eventi e le convention hanno bisogno di un sistema integrato che permetta una gestione completa e sicura delle informazioni.
L’errore, madornale, che spesso viene fatto dal cliente finale o dall’organizzatore dell’evento, è quello di individuare la piattaforma per la segreteria organizzativa come un costo “on-top” perchè tanto “con excel alla fine si riesce lo stesso”.
Non ci si rende conto, invece, di quanto contro producente sia questo pensiero e dei benefici che apporta l’inserimento all’interno del proprio tessuto lavorativo di una piattaforma come Engin3. Vediamone alcuni:
- Saving sulle risorse: oggi lo staff di segreteria è composto da tanti amanuensi impegnati in lavori certosini di inserimento e controllo manuale.
- Saving sul dispendio di energie: l’intero staff è frequentemente sottosposto a stress generati da decisioni (o indecisioni) last-second che determinano un non semplice riassettamento dell’operatività (es. i continui ripensamenti sulle disposizioni ai tavoli delle cene). Un sistema integrato ha la gestione dei tavoli che, aiutata dagli algoritmi, individua la soluzione autonomamente in caso di spostamento di ospiti).
- Saving sui materiali di consumo. La cosa che ci ha lasciati profondamenti perplessi facendo parte dei team in segreteria dell’evento, è la smisurata quantità di stampe che viene effettuata durante il giorno. Stampe che, prodotte in decine di copie, diventano inutili nel momento in cui all’organizzatore viene data una modifiche all’operatività. Adottare un sistema significa avere – tutti – un device su cui in real-time si aggiornano le task per ognuno
Questi sono solo pochi ma sufficienti punti per far comprendere che munirsi di una piattaforma per la segreteria organizzativa NON è un costo on-top, ma opportunamente utilizzata rappresenta risparmio su più fronti: economico, gestionale e di qualità del lavoro!
Non esitare a chiederci informazioni e prenotare una demo di ENGIN3 !
